L’impatto del progresso digitale sul mondo del diritto si fa via via sempre più permeante e continua ad influenzare settori sempre diversi della realtà. Oggi, infatti, è possibile adempiere gli obblighi riguardanti la conservazione dei documenti previsti dalla legge non più solo attraverso modalità cartacee, ma prediligendo modalità informatiche di formazione e conservazione dei documenti. In particolare, tale innovazione si muove nel nostro ordinamento in due direzioni. Da una parte mira a snellire l’attività della Pubblica Amministrazione in modo da renderla più efficiente sia sul piano dell’impiego delle risorse, che sul piano del tempo richiesto per portare a termine i propri procedimenti. Dall’altra tende a semplificare anche l’assolvimento degli obblighi fiscali da parte degli imprenditori, in un’ottica di abbattimento dei costi e tempi di gestione documentale.
La conservazione digitale e la conservazione sostitutiva sono tra le procedure che hanno permesso alle aziende di gestire tutto questo, oggi ci soffermeremo su quest’ultima, mentre per un approfondimento sulla conservazione digitale e il responsabile della conservazione consigliamo la lettura di questo articolo.
Conservazione digitale di documenti e fatture elettroniche della PA
In una prospettiva storica, il momento di svolta è stato il riconoscimento, avvenuto per la prima volta nel 1997 ad opera della L. n. 59/1997, della validità agli effetti di legge di tutti gli atti e i documenti formati e ai contratti stipulati da privati e PA mediante l’utilizzo di strumenti informatici e telematici. Si capisce sin da subito la portata rivoluzionaria che ha avuto tale previsione per il lavoro delle Pubbliche Amministrazioni. Poiché l’apertura alla gestione documentale digitale consente la riduzione non solo degli spazi fisici che erano normalmente necessari per la raccolta di tutta la documentazione gestita, ma anche l’abbattimento dei tempi di ricerca, di condivisone e di accesso ad un documento richiesto.
Il pilastro di tale disciplina è oggi rappresentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (C.A.D., D.lgs. n. 82/2005), il quale, assodato che l’utilizzo di documenti informatici fosse idoneo a garantire il rispetto degli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti da parte della PA, si propone di stabilire un insieme di regole che garantiscono in modo univoco la riconducibilità del documento al suo autore, nonché la sua integrità e immodificabilità (art. 20, C.A.D.). Infatti, si afferma che gli obblighi di conservazione sono soddisfatti correttamente per mezzo di documenti informatici solo nel momento in cui tutte le procedure necessarie vengano svolte secondo modalità adeguate, in grado di garantirne la conformità agli originali. (art. 43, C.A.D.). Responsabile a vigilare sull’intero processo di transizione digitale della PA e quindi anche a formulare, mediante Linee Guida, le indicazioni necessarie affinché vengano rispettati i principi suddetti è l’Agid, Agenzia per l’Italia Digitale. (art. 71, C.A.D.).
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Garanzia dell’integrità e immodificabilità di documenti e fatture
Più di recente, infatti, proprio l’Agid, tramite le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, di seguito Linee guida sul documento informatico (Det. 09/09/2020, n. 407/2020, poi modificata con Det. 17/12/21, n. 371/2021) indica come principale, ma non unico, meccanismo utilizzabile per garantire l’immodificabilità e l’integrità dei documenti l’apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata. Afferma inoltre che la memorizzazione dei documenti così formati debba avvenire su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di sicurezza. Tali misure, nel loro nocciolo duro, sono già elencate all’art. 32 del GDPR, il quale prevede, tra le altre, la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali. È necessario, poi, che al momento della creazione del documento informatico vengano ad esso associati i relativi metadati (par. 3.9, Linee guida Agid sul documento informatico).
Nel procedimento di formazione di un documento informatico acquista particolare importanza la procedura di validazione temporale, la quale è necessaria per attribuire al documento un orario e una data certi, ai fini della loro opposizione verso i terzi. Tale procedura vede la partecipazione di un soggetto esterno che presta servizi di certificazione, il quale genera una marca temporale che viene attribuita in modo univoco al documento informatico.
Una volta che i documenti digitali sono stati formati secondo le regole sopraesposte e i relativi fascicoli informatici sono stati chiusi dall’Amministrazione procedente, periodicamente, il responsabile della gestione dei documenti informatici istituito presso ciascun ente pubblico si adopera per trasferirli dal sistema di gestione informatica al sistema di conservazione. In particolare, mediante questo sistema deve essere assicurato il rispetto di regole atte a garantire che i documenti conservati mantengano le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. (art. 44, D.lgs. n. 82/2005, C.A.D e par. 4.1 Linee guida AGID sul documento informatico). Più nel dettaglio, nella Delibera 19/02/2004, n. 11/2004 dello CNIPA (Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, oggi sostituito dall’Agid), all’art. 6 afferma che ogni documento conservato deve essere leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva, oppure reso disponibile in formato cartaceo su richiesta.
Quale formato di file è richiesto per i documenti digitali?
Ovviamente la digitalizzazione dei procedimenti amministrativi porta con sé una serie di problematiche che in passato, con l’utilizzo di modalità analogiche, non si ponevano. Ad esempio, emerge la necessità che i documenti informatici prodotti e conservati dai diversi uffici della PA siano utilizzabili da qualsiasi altro soggetto, pubblico o privato, che ne richieda l’accesso o la comunicazione. Così, si richiede che venga garantita l’interoperabilità dei sistemi informatici utilizzati dai diversi livelli dell’Amministrazione, sia nei loro rapporti interni, che nell’attività rivolta verso l’esterno. (art. 12, c. 2 e art. 14, D.lgs. n. 82/2005, C.A.D).
In merito, sempre l’Agid, afferma che i singoli enti, nello scegliere il formato di file più opportuno per la gestione documentale, possano valutarne l’interoperabilità considerando una serie di fattori e prediligendo “formati aperti, non proprietari, standard de iure, estendibili, parlanti, completamente robusti, indipendenti dal dispositivo” (Linee guida AGID sul documento informatico, par. 3.6). Tale valutazione deve essere ripetuta con cadenza almeno annuale in modo da individuare tempestivamente cambiamenti nelle condizioni di interoperabilità. La scelta del formato è un’operazione di primaria importanza, poiché deve essere diretta ad evitare innanzitutto l’obsolescenza tecnologica del formato, il quale, quanto più si distacca dal modello indicato, tanto più è soggetto a tale rischio. In secondo luogo, così facendo si evitano anche i rischi di lock-in e si facilita l’eventuale, futuro, riversamento in altro formato.
La conservazione digitale delle scritture contabili
Questo insieme di regole, ideate per regolare e facilitare l’attività di gestione documentale delle PA, si interseca con la disciplina ideata per la tenuta delle scritture contabile da parte dell’imprenditore nello svolgimento della propria attività di impresa. Infatti, a partire dal 2008 viene introdotta nel nostro ordinamento una norma, contenuta nell’art. 2215-bis c.c., la quale permette agli imprenditori di formare e conservare i documenti, quali libri contabili, scritture, repertori, alla cui redazione sono obbligati per legge, attraverso l’utilizzo di strumenti informatici. Anche in questo caso l’informatizzazione ha il preciso scopo di facilitare l’adempimento degli obblighi fiscali, riducendo quindi anche i conseguenti costi amministrativi, da parte delle imprese e allo stesso tempo di agevolare le operazioni di controllo e di accesso alla documentazione contabile da parte delle Autorità competenti. È comunque necessaria l’apposizione al documento informatico di una marcatura temporale non modificabile e della firma digitale dell’imprenditore al fine di soddisfare gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti. Sarà però sufficiente procedere in questo modo una volta l’anno. In pratica, annualmente, l’imprenditore produce un file contenente i dati del periodo di esercizio di riferimento e appone la propria firma digitale e la marca temporale. Il procedimento di conservazione sostitutiva si conclude con l’apposizione della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.
L’assolvimento degli oneri di tenuta dei documenti contabili secondo modalità digitali attribuisce ai risultanti documenti informatici efficacia probatoria nei confronti dello stesso imprenditore e nei rapporti tra questi ed altri imprenditori.
Il procedimento di conservazione ai fini fiscali opera allo stesso modo di quanto descritto nel caso dei documenti della PA, ma il contribuente che intenda procedere alla conservazione in modalità elettronica dei documenti fiscali lo deve comunicare nella dichiarazione dei redditi. Ciò permette fondamentalmente, in caso di controlli, verifiche o ispezioni da parte delle Agenzie fiscali o dell’Autorità Giudiziaria, un più facile accesso alla documentazione necessaria. Tale accesso può avvenire, a seconda della modalità di conservazione prescelta, o presso la sede del contribuente, ovvero presso il luogo che il contribuente ha indicato come luogo di conservazione delle scritture.
Dal 1 Gennaio 2022 avere in azienda la figura Responsabile della conservazione digitale è obbligatorio (può essere anche una figura esterna) per maggiori informazioni ed altri obblighi aziendali del 2022 leggi questo articolo.
Il responsabile della conservazione sostitutiva
Da quanto esposto, si può individuare una figura fondamentale nel procedimento di conservazione. Si tratta, appunto, del responsabile della conservazione (art. 44, D.lgs. n. 82/2005, C.A.D.). All’interno della Pubblica Amministrazione, egli è un dirigente o un funzionario interno che viene formalmente designato e che possiede adeguate competenze nell’ambito del diritto, dell’informatica e dell’archivistica. Il ruolo può essere svolto anche dallo stesso soggetto che svolge funzioni di responsabile della gestione documentale. Mentre, per i soggetti privati cui la legge prescrive obblighi di conservazione, questo ruolo può essere ricoperto anche da un soggetto esterno all’organizzazione di impresa, il quale deve essere terzo anche nei confronti del soggetto conservatore. Tra i suoi compiti principali si trovano: quello di definire le politiche di conservazione, di gestire il processo di conservazione, di generare il rapporto di versamento, di controllare e verificare periodicamente il corretto funzionamento del sistema e la leggibilità dei documenti contenuti. Tali oneri resteranno in capo al responsabile della conservazione anche quando venga scelto un conservatore esterno per la gestione delle attività (par. 4.5, Linee guida AGID sul documento informatico).
L’introduzione della conservazione sostitutiva è compartecipe del fenomeno di informatizzazione di sempre più aspetti della realtà e, in questa prospettiva, indispensabile per il progresso tecnologico e sociale.
Se hai bisogno di supporto, maggiori informazioni o una figura esterna come responsabile della conservazione e/o conservazione sostitutiva per la tua azienda puoi contattare il nostro Studio Legale partner FCLEX a Bologna, chiedendo dell’Avvocato Giuseppe Croari, esperto di diritto dell’informatica e nuove tecnologie.
