DL n. 127/2021: il Green Pass e le misure organizzative del datore di lavoro
Il 21 settembre 2021, il Presidente della Repubblica Sergio Mattarella ha firmato il decreto-legge n. 127 che ha esteso l’obbligatorietà dell’uso del Green Pass anche al mondo del lavoro, a partire dal 15 ottobre 2021.
Tale obbligo sussiste fino alla fine dello stato emergenziale, fissato per il momento al 31 dicembre 2021. Tuttavia, in questi giorni il Ministro della Salute, Roberto Speranza, ha comunicato l’intenzione del Governo di prorogare fino alla metà del 2022 lo stato emergenziale, cosa che comporterebbe il conseguente prolungamento dell’obbligo di possesso del certificato verde anche nei luoghi lavorativi. Le ragioni espresse dal Ministro, in particolare, si fondano sul fatto che l’utilizzo del Green Pass permetterebbe di garantire l’apertura di ristornati, scuole nonché delle aziende, pubbliche e private.
Con il decreto-legge n. 127, tutto il mondo lavorativo ha subito un importante cambiamento: il decreto-legge ha stabilito esclusivamente le linee guida fondamentali e gli obiettivi che i datori di lavoro devono seguire e perseguire per risultare conformi, lasciando tuttavia ampio spazio a molteplici dibattiti sulle effettive e concrete modalità di implementazione degli adempimenti così previsti.
A tal proposito, per colmare i dubbi sull’attuazione del decreto-legge in questione, lo scorso 14 ottobre, a un giorno dall’obbligatorietà del Green Pass, sono stati pubblicati due DPCM contenenti le Linee guida che la Pubblica Amministrazione deve rispettare relativamente alle modalità di verifica della certificazione verde.
Obbligo di Green Pass in azienda
Dallo scorso 15 ottobre sono in vigore le modalità operative previste dagli art. 9 quinquies e septies del D.L. n. 52 del 2021 (modificato dal D.L. n. 127/2021) che richiedono il possesso di una valida certificazione verde per il Covid-19. Come si vedrà meglio in seguito, tali controlli devono essere svolti non solo nei confronti di tutti i dipendenti, ma di tutti coloro che accedono a un determinato luogo di lavoro.
Più in dettaglio, coloro che devono entrare in un luogo in cui si svolge attività lavorativa devono esibire un Green Pass valido, ossia una certificazione rilasciata dal Ministero della Salute comprovante, in modo alternativo, l’avvenuta vaccinazione contro il SARS-CoV-2, o l’eventuale guarigione dall’infezione del virus SARS-CoV-2 e/o l’esecuzione di un test molecolare o antigenico rapido con risultato negativo al predetto virus. Quest’ultimo test, si specifica, ha una durata alquanto limitata rispettivamente di 72 e 48 ore dal momento in cui è stato effettuato. In aggiunta, in sostituzione della certificazione verde, il lavoratore può presentare uno specifico certificato di esenzione dalla vaccinazione ottenuto in forza di un’idonea certificazione medica.
Il Piano organizzativo per la gestione dei controlli sul Green Pass
Anche per ovviare ad alcune lacune del decreto-legge, è consigliabile che un’azienda preveda uno specifico documento riepilogativo delle modalità organizzative predisposte per ottemperare gli adempimenti circa la verifica del Green Pass nell’ambito lavorativo, previsti dal D. L. n. 127/2021 in correlazione al successivo D. L. n. 139/2021.
A tal proposito si evidenzia che lo Studio legale FCLEX ha messo a disposizione per il download, in calce al presente articolo, alcuni modelli di documenti esemplificativi utili per la redazione del Piano organizzativo.
Lo Studio legale FCLEX fornisce, in particolare, un insieme di modelli che, come meglio si vedrà in seguito, possono essere compilati ed utilizzati dal datore di lavoro o da un eventuale soggetto delegato per dare evidenza delle misure adottate dalle aziende pubbliche e private, anche fungendo come criterio di audit.
Si aggiunge, inoltre, che nel caso in cui un’azienda abbia nominato un DPO (Data Protection Officer), in conformità con il disposto dell’art. 38 par. 1 del GDPR, è opportuno che il datore di lavoro condivida il Piano organizzativo con il proprio Responsabile per la protezione dei dati personali, anche al fine di documentare il corretto coinvolgimento di quest’ultimo in tutte le questioni relative alla protezione dei dati.
La documentazione esemplificativa resa disponibile, inoltre, si presta ad essere particolarmente utile per riscontrare una eventuale ispezione da parte degli organi preposti all’attività di verifica del rispetto del decreto-legge n. 127.
Download kit Green Pass per le aziende
Lo Studio legale FCLEX ha messo a disposizione un cosiddetto “Kit Green Pass” per cercare di aiutare le aziende negli adempimenti previsti dagli artt. 9 quinquies e septies del D.L. 52/2021 e s.m.i.
Questo Kit viene suddiviso in tre differenti sezioni relative, rispettivamente, alle Task list – procedure adottate, al soggetto incaricato di svolgere i controlli e, infine, ai compiti dell’ufficio risorse umane.
In particolare:
le Task list presenti nella prima sezione riguardano principalmente la descrizione dell’assetto organizzativo predisposto per il controllo della certificazione verde. All’interno delle Task list sono, ad esempio, indicati i soggetti che possono essere controllati, i soggetti esonerati dall’obbligo di Green Pass e la periodicità con cui vengono effettuati i controlli;
- la sezione “Incaricato dei controlli” contiene alcuni modelli di documenti che si suggerisce di utilizzare per indicare specificatamente come si svolgono le operazioni e da parte di chi: per questo, all’interno della suddetta sezione, vi sono dei documenti esemplificativi della nomina del soggetto incaricati e di report relativi allo svolgimento delle verifiche;
- da ultimo, la sezione “Ufficio Risorse Umane” contiene alcuni modelli di documenti da utilizzare, ad esempio, per informare il lavoratore dell’esito negativo delle verifiche effettuate e in caso si renda necessaria l’adozione di provvedimenti disciplinari nei confronti del personale dipendente che non rispetti l’obbligo del Green Pass.
Dal momento che la predisposizione delle procedure di verifica della certificazione verde ha un impatto anche sulla protezione dei dati personali, in questo Kit Green Pass è possibile trovare anche indicazioni su alcune misure che si possono adottare per garantire il rispetto degli adempimenti in materia di privacy.
Al riguardo, nel Kit è presente anche un modello di Informativa ex art. 13 Reg. UE 679/2016 sul trattamento dei dati personali, rivolta alle persone, interne ed esterne, sottoposte alle attività di controllo della certificazione verde, con lo scopo di spiegare loro le tipologie dei dati trattati e le relative modalità del trattamento, ma anche quali sono i diritti riconosciuti dalla legge ai soggetti interessati.
Il Datore di lavoro: controlli del Green Pass e protezione dei dati personali
Come anticipato, l’onere di redigere il Piano organizzativo e, di conseguenza, di eseguire tutti i controlli circa il possesso della certificazione verde sui lavoratori è in capo a ciascun datore di lavoro.
In particolare, il decreto-legge specifica che il controllo deve essere effettuato da soggetti incaricati mediante un atto formale (si veda, nel Kit, il documento n. 7 della sezione Ufficio Risorse Umane, denominato “Template Lettera di nomina dell’incaricato dei controlli” allegato in calce al presente articolo) e che tale controllo deve essere svolto preferibilmente durante l’accesso del luogo di lavoro.
Si aggiunge, inoltre, che tali controlli devono avvenire quotidianamente mediante il controllo della validità del QR code della certificazione verde utilizzando esclusivamente l’applicazione “Verifica C19”.
La particolare modalità di verifica della certificazione verde è prevista proprio in conformità con la normativa in materia di privacy. Infatti, quest’ultima prevede che i dati vengano raccolti e trattati esclusivamente per raggiungere le finalità del trattamento previste dalla normativa in esame. Infatti, in ragione del principio di minimizzazione dei dati disposto dal GDPR, il datore di lavoro o il soggetto delegato non deve conoscere le ragioni per cui la certificazione è stata ottenuta né tantomeno può richiedere al lavoratore la data di scadenza del certificato e una copia della certificazione medesima.
Il servizio “GreenPass50+” per verifica “massiva”
Il 21 ottobre 2021 con il messaggio n. 3589, l’INPS ha reso accessibile il servizio Green Pass 50+ per le aziende con più di 50 dipendenti. In particolare, per semplificare il processo di verifica della certificazione verde, è stata messa a disposizione una verifica automatizzata dei certificati dei dipendenti mediante codice fiscale.
Sulla medesima falsariga, il 31 ottobre 2021 la Fondazione studi dei consulenti del lavoro ha predisposto un documento che contiene diverse FAQ, per cercare di dare risposta ai tanti dubbi circa l’applicazione del disposto del decreto-legge emersi nell’ultimo mese.
Ciò detto, se hai bisogno di assistenza per la redazione della documentazione relativa al Green pass da predisporre per la tua azienda ti puoi rivolgere al nostro studio partner FCLEX con esperienza pluriennale su privacy e nuove tecnologie collegate al mondo del lavoro.
Redazione di diritto dell’informatica
