L’emergenza sanitaria ha costretto il Governo ad agevolare le aziende ad adottare la modalità di lavoro a distanza: con il DPCM del 25 febbraio 2020 e il il DPCM del 1 marzo 2020 è stato definito il cosiddetto smart working semplificato.
Questa opzione ha permesso di velocizzare la trasformazione dell’organizzazione del lavoro, tuttavia è sempre stata considerata una soluzione temporanea. La scadenza per usufruire della modalità di smart working semplificato è il 30 aprile 2021. Dopo questa data, che cosa bisogna fare per continuare a lavorare a distanza? Il datore di lavoro e il dipendente devono sottoscrivere l’accordo individuale di smart working.
Lo smart working semplificato: cosa dice il decreto e il termine della proroga
La legge 81/2017 stabilisce che lo smart working sia attivabile solo attraverso la sottoscrizione di un accordo individuale scritto con il singolo lavoratore, tuttavia la procedura semplificata scavalca la necessità di redigere questo accordo, che dovrebbe contenere una serie di elementi relativi a poteri direttivi del datore di lavoro, tempi di riposo, misure tecniche e organizzative.
Con la conversione in legge del Decreto Milleproroghe (con Legge 26 febbraio 2021, n. 21), la data ultima per usufruire dello smart working semplificato si è spostata dal 31 marzo al 30 aprile 2021, data che coincide, secondo l’articolo 19 del decreto, con la cessazione dell’emergenza sanitaria.
Per ora, quindi, l’accesso semplificato al lavoro agile è connesso allo stato emergenziale e una sua eventuale conferma in futuro dipenderà da ulteriori e nuove proroghe. Si segnala, tuttavia, che con un protocollo condiviso martedì scorso le parti sociali e il governo hanno rinnovato l’intenzione di favorire al massimo il lavoro agile. Addirittura, tale possibilità è stata caldeggiata anche per le attività formative, da svolgere da remoto. Potrebbero quindi esserci ulteriori sviluppi.
Come detto poc’anzi, la modalità semplificata di lavoro agile permette al datore di lavoro di attivare lo smart working per i lavoratori senza adottare l’accordo individuale previsto dalla legislazione ordinaria (articolo 19 della legge 81/2017).
Si tratta di un’eccezione confermata fino alla fine dello stato di emergenza e anche oltre, in caso di proroga. In particolare, il caso eccezionale è regolato dai commi 3 e 4 dell’articolo 90 del Decreto Rilancio, che prevede che:
- fino al 30 aprile 2021 i datori di lavoro del settore privato possono comunicare al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, in via telematica, i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile, utilizzando piattaforma e moduli semplificati messi a disposizione dallo stesso Ministero;
- per lo stesso periodo, la modalità di lavoro agile resta applicabile dai datori di lavoro privati a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalla normativa vigente, anche in assenza di ulteriori accordi individuali.
Per procedere con la via semplificata nell’accesso al lavoro agile, dunque, le aziende ancora per qualche giorno potranno utilizzare l’apposito portale e compilare i documenti messi a disposizione dal Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, ovvero:
- il Modulo per la comunicazione dei periodi di lavoro in modalità di smart working;
- il file excel per indicare l’elenco dei lavoratori coinvolti.
Cosa prevede l’accordo di smart working
L’accordo di smart working viene regolato nella legge 81/2017, che stabilisce i contenuti minimi che devono essere presenti e rispettati:
- Durata: l’accordo può essere a tempo indeterminato o determinato;
- Preavviso: il recesso è possibile con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili) per gli accordi a tempo indeterminato o in presenza di un giustificato motivo;
- Esecuzione della prestazione lavorativa: l’accordo deve contenere la disciplina dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con riferimento agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore.
- Potere di controllo e disciplinare: nell’accordo devono essere illustrate le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Un principio essenziale che si applica al lavoro agile è inoltre la parità di trattamento degli smart workers rispetto ai loro colleghi in ufficio. Il trattamento normativo e retributivo non deve presentare differenze. In particolare, per quanto riguarda l’orario di lavoro, oltre al riconoscimento del diritto alla disconnessione, si riconoscono come inviolabili i limiti di orario previsti dalla normativa vigente e dalla contrattazione collettiva.
Infine, agli smart workers viene riconosciuto ovviamente anche il diritto alla tutela in caso di infortuni e malattie professionali anche per quelle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività. Su questi aspetti, l’INAIL ha fornito le prime istruzioni operative con la circolare n. 48/2017.
I diritti e gli obblighi del lavoratore smart
Oltre ai diritti sopra citati, che rappresentano i punti fermi della normativa introdotta nel 2017, il lavoratore “in smart” ha anche diritto di ricevere dal datore di lavoro gli strumenti di lavoro necessari per lo svolgimento della prestazione di lavoro al di fuori dei locali aziendali. Allo stesso tempo, così come per chi svolge l’attività dall’ufficio, le modalità di utilizzo di tali dispositivi sono spesso regolate dalla normativa aziendale, che il lavoratore è sempre tenuto ad osservare.
Inoltre, con alcune eccezioni, in virtù dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, il lavoratore in smart working ha diritto a non essere controllato a distanza dal datore di lavoro mentre svolge la propria attività professionale. In particolare, è stato previsto che i dispositivi, attraverso i quali il datore di lavoro effettua un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, potranno essere utilizzati dal datore di lavoro solamente per esigenze di carattere organizzativo e produttivo, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale.
Inoltre, in via preventiva rispetto all’installazione di tali strumenti, il datore di lavoro dovrà aver concluso un accordo con le rappresentanze sindacali circa le modalità di utilizzo di tali strumenti, oppure, in mancanza di rappresentanze sindacali in azienda, dovrà ottenere la relativa autorizzazione dall’Ispettorato Territoriale del lavoro.
Oltre alle responsabilità a carico del datore di lavoro in termini di funzionamento e di sicurezza degli strumenti assegnati in dotazione al lavoratore, anche quest’ultimo è tenuto a rispettare precisi obblighi, specie se previsti da un regolamento aziendale.
In particolare, il lavoratore agile potrebbe essere considerato responsabile per l’utilizzo dei dispositivi tecnologici che gli sono stati assegnati, oltre a rispondere per la violazione delle direttive aziendali contenenti le indicazioni sul corretto utilizzo di tali mezzi. Al lavoratore smart potrebbe dunque essere impartito di custodire con diligenza gli strumenti ricevuti dal datore di lavoro, ma potrebbe anche essere responsabile della riservatezza dei dati aziendali ai quali può accedere.
Infine, al lavoratore dovrebbero essere indicate una serie misure necessarie per prevenire i rischi collegati allo svolgimento dell’attività lavorativa. Ad esempio, il lavoratore dovrebbe assicurare che nessun soggetto estraneo possa avere accesso ai dati azienda per mezzo del suo computer.
Come redigere un contratto di smart working
Le modalità di svolgimento del lavoro agile devono essere concordate tra le parti mediante un contratto, il quale deve essere stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova in giudizio.
Questo accordo dovrà prevedere le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa in maniera smart, indicando anche quali sono le forme di esercizio del potere direttivo e gli strumenti che il lavoratore utilizzerà.
Ancora, dovranno essere disciplinati i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative che assicurano la disconnessione dello smart worker dagli strumenti di lavoro.
La disciplina dello smart working è cambiata e si è evoluta attraverso l’emergenza da coronavirus. Gli obblighi e i diritti del lavoratore e del datore di lavoro sono numerosi ed è per questo che la legge introduttiva di questo strumento stabiliva in modo dettagliato questi aspetti, richiedendo un accordo specifico per ogni lavoratore.
L’accordo individuale deve essere completo e rispettoso di tutte le prescrizioni previste dalla legge, per questo come Studio Legale FCLEX ti possiamo assistere per redigere i contratti e offrirti un servizio personalizzato e su misura per te.
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Redazione Diritto dell’Informatica
